Talent Recruiter | Introducing HRID and new options

HRID – One login for all products

We are introducing a new login, to access all products.

Which changes will you experience?

When your solution moves to HRID, you will notice 4 changes, if you are using more than one product:

  1. First you will meet our new login page and when trying to login, you will be asked to activate your HRID account
  2. You will then receive an email, where you can activate and create your password for HRID
  3. If you are creating a user, you will also notice that you can’t change a user’s password anymore, this will always be done by the user itself
  4. If you also are using Talent Manager and Talent Onboarding, you will have one login for all your products

We have already moved a lot of customers to use the new login with success – now we are ready to move the rest.

We will start migrating all customers in December and will gradually roll it out over the next few weeks.

If you are using Single Sign On (SSO), you will b contacted directly.

Intro video: 

Want to know more about HRID? Read our Technical Details and Security

Application Deletion – New option

To ensure that candidates always have a deletion rule, we have removed the option to let candidates register without an deletion date.
In “Application Deletion”, you can select how many months your candidates are stored and if they should get notified about prolonging their storage period.

Furthermore we introduce a new option to request selected candidates to stay longer.
In the toolbox, you will get a new option “Request new deletion date”.

Here you can ask the candidate to stay for a future date, if the process is taken longer or if you have found a good candidate, that you would like to keep.
The communication log on the candidate profile, will both show who requested a new deletion date and if the candidate accepted.

If you do not want your users to have this access, then it can be removed from their user role – simply contact support to get it removed from the specific user roles.

This option will become available the 2nd December 2019.

Application Form– Two new fields

We now have two new fields on the application form:

  1. Option to ask candidates to obtain information from references
  2. Option to ask candidates if their application may be considered for other positions and shared

Answers can be shown on the candidate list by adding the columns “Accepts sharing” or “Accepts references” as standard or in your own created view.

User manager – Removal of deletede and locked users

Deleted users will no longer show on the list of users. Furthermore we have added an automatic deletion of locked users, so if a user has been locked for 3 months the user will automatically be deleted and removed from the user list.

Project list – Icon update

Recently we added some new icons (Menu, Candidate List and Edit project) – now we will do a final update on all the icons on the project list:

Dansk

HRID – Ét login til alle produkter

Vi introducerer et nyt login til at få adgang til alle produkter.

Hvilke ændringer vil du opleve?

Når vi flytter din løsning til HRID, vil du opleve 4 forandringer, hvis du anvender flere produkter:

  1. Først vil du møde vores nye login side, hvor du vil blive bedt om at aktivere din konto
  2. Du vil herefter modtage en e-mail, hvor du kan aktivere og oprette din nye adgangskode
  3. Hvis du opretter brugere, vil du opleve at du ikke længere skal oprette en adgangskode til brugeren. Det oprettes af brugeren selv
  4. Hvis du anvender Talent Onboarding eller Talent Manager, vil du fremadrettet have bruge samme login til alle produkter

Vi har allerede flyttet mange kunder til det nye login med succes og er nu klar til at flytte alle andre.

Vi begynder at flytte alle kunder i december og vil gradvist flytte alle over de efterfølgende uger.

Hvis I anvender Single Sign On (SSO), vil I blive kontaktet direkte.

Vil du vide mere om HRID, kan du læse mere her: Technical Details and Security

Sletning af kandidater – Ny mulighed

For at sikre, at kandidater altid har en slettedato, har vi fjernet muligheden for at lade kandidater registrere sig uden en slettedato.
I ”Sletning af kandidater”, kan du vælge hvor mange måneder jeres kandidater skal gemmes og om de skal kunne forlænge deres liggetid.

Yderligere tilføjes der nu en mulighed for, at du kan bede valgte kandidater, om at forlænge deres liggetid.
I toolboxen på kandidatlisten og profilen, vil du se knappen ”Anmod om ny slettedato”.

Her kan du spørge kandidaten om en ny slettedato, hvis processen trækker ud eller du ønsker at gemme en god kandidat.
Kommunikationsloggen på kandidatens profil, bliver opdateret med hvem som har spurgt om ny dato og hvis kandidaten accepterer.

Hvis du ikke ønsker dette skal være muligt for jeres brugere, kan du kontakte support og få det fjernet fra udvalgte brugerroller.

Funktionen bliver tilgængelig for alle pr. 2 december 2019.

Ansøgningsskema – To nye felter

Vi tilføjer nu to nye felter til ansøgningsskemaer:

  1. Muligheden for at spørge kandidater om indhentning af oplysninger fra referencepersoner
  2. Muligheden for at spørge kandidater, om deres ansøgning må tages i betragtning til andre stillinger

Svarene kan ses i kolonnerne ”Accepterer referencer” og ”Accepterer deling”, som kan tilføjes som standard eller ved at oprette egen visning.

Brugeradministration – Fjernelse af slettede og låste brugere

Slettede brugere, vil ikke længere fremgå af listen over brugere.

Vi har yderligere tilføjet en automatiseret sletning af låste brugere, så hvis en bruger har været låst i 3 måneder, vil brugeren automatisk blive slettet og fjernet fra listen over brugere.

Projektliste – Opdatering af ikoner

For nyligt tilføjede vi nogle nye ikoner (Menu, Kandidatliste og Rediger projekt) – nu opdaterer vi alle ikonerne på projektlisten.

Norsk

HRID – En innlogging for alle produkter

Vi introduserer nå en ny innloggingstjeneste for alle våre produkter. Hvordan vil dette påvirke deg?

Når HRID aktiveres for deg, vil du merke 4 forandringer hvis du benytter deg av mer enn ett av våre produkter:

  1. Du vil se en ny innloggingsside, og ved første pålogging vil du bli bedt om å aktivere din nye HRID-konto.
  2. Du vil så motta en epost, der du blir bedt om å aktivere din nye konto og sette et nytt passord.
  3. Hvis du er administrator og oppretter nye brukerkontoer vil du ikke lenger kunne sette passord på vegne av brukeren. Den nye brukeren vil alltid bli bedt om å sette et nytt passord selv.
  4. Hvis du benytter Talent Manager og Talent Onboarding i tillegg til Talent Recruiter vil du kunne benytte samme innlogging for alle systemer.

Vi har allerede flyttet mange kunder over til HRID, og er nå klare til å flytte resten av våre kunder.

Vi fortsetter med migreringen fra starten av Desember og i de nærmeste ukene fremover.

Hvis dere benytter Single Sign On (SSO), kommer dere til å bli kontaktet direkte.

Hvis du vil lese mer om HRID, les mer her

Sletting av søknader – Ny konfigurasjonsmulighet

For å sikre at alle søknader blir koblet til en sletteregel, har vi nå fjernet muligheten for å la kandidater registrere seg uten automatisk sletting.
I “Application Deletion”, kan du velge hvor mange måneder søknadene blir lagret og om de skal få varsling med mulighet for å forlenge lagringen.

Vi har også introdusert en ny mulighet som lar deg spørre kandidater om de vil forlenge lagring i databasen. I toolboxen vil du nå se et nytt valg som heter “Request new deletion date”. Vet å benytte dette valget, kan du aktivt be kandidaten om å utsette slettingen av søknaden hvis prosessen tar lenger tid enn planlagt eller du har funnet en god kandidat du ønsker å beholde.

Kommunikasjonsloggen på kndidatprofilen vil vise hvem som sendte forespørselen om utsatt sletting og om kandidaten aksepterte.

Hvis du ikke ønsker at brukerene dine skl ha denne muligheten, kan den fjernes fra brukerrollen. Ta kontakt med support for å få den fjernet fra en spesifik rolle.

Denne muligheten vil bli tilgjengelig fra 2. Desember 2019.

Søknadsskjema – To nye felter

Vi har nå introdusert to nye felter på søknadsskjemaet.

  1. Mulighet til å spørre kandidaten om lov til å innhente informasjon fra referanser
  2. Mulighet til å spørre kandidaten om lov til å dele søknaden og vurdere den for andre stillinger.

Svarene kan vises i kandidatlisten ved å legge til kolonnene som standard eller egendefinerte visninger.

Brukeradministrasjon – Fjerning av slettede og låste brukere

Slettede brukere vil ikke lenger vises i listen over brukerkontoer. Videre har vi også lagt til automatisk sletting av låste brukere.

Brukerkontoer som har vært låst i 3 måneder eller mer, vil automatisk bli slettet og fjernet fra listen over brukere.

Prosjektliste – Ikon oppdatering

Nylig la vi til nye ikoner (Meny, Kandidatliste og Rediger prosjekt) – Nå vil vi gjøre en siste oppdatering på alle ikonene i prosjektlisten.

Svenska

HRID – En inloggning för alla produkter

Vi inför en ny inloggning för alla produkter.

Vilka ändringar innebär detta för dig?

När vi flyttar er miljö till HRID kommer ni se 4 ändringar om ni använder fler än en produkt:

  1. Först kommer du till vår nya sida för inloggning, och första gången kommer du att bli ombedd att aktivera ditt HRID-konto
  2. Därefter kommer du att motta ett email, där du kan aktivera ditt konto och skapa ett lösenord för HRID.
  3. Om du skapar en ny användare i systemet, kommer du se att du inte kan ändra användarens lösenord, detta kommer alltid göras av användaren själv.
  4. Om du även använder Talent Manager och Talent Onboarding, kommer du ha en inloggning för alla produkter.

Vi har redan flyttat över många av våra kunder till den nya inloggningen – nu är vi redo att flytta över resten.

Vi kommer stegvis att påbörja överflyttningen till HRID under december och efter några veckor kommer alla kunder vara överflyttade.

Om ni använder Single Sign On (SSO), kommer ni att bli kontaktade av oss direkt.

Vill du veta mer om HRID? Läs mer här: Technical Details and Security

Kandidatborttagning – Nytt alternativ

För att säkerställa att kandidater alltid har ett raderingsdatum, har vi tagit bort möjligheten för att kandidater ska kunna registrera sig utan att också få ett raderingsdatum.
Under “Kandidatborttagning” kan du välja hur många månader kandidatinformationen ska sparas i systemet, samt om de ska få en påminnelse om att förnya sin period.

Vi har även infört ett nytt alternativ, som möjliggör att man kan skicka ut en förfrågan till valda kandidater, om att förlänga sin period. Via Toolbox kommer det finnas ett nytt alternativ: ”Begär nytt datum för borttagning”.
Via den nya funktionen kan du be kandidaterna om att förlänga sin period, ifall processen blir fördröjd eller om du har hittat en bra kandidat som du vill behålla.
I kommunikationsloggen på kandidatprofilen kommer det både visas vem som begärde det nya borttagningsdatumet samt om kandidaten har accepterat.

Om du inte vill att era användare ska ha denna möjlighet, kan det tas bort från deras användarroll – kontakta support för att ta bort möjligheten för specifika användarroller.

Den nya funktionen kommer att vara tillgänglig den 2:a december 2019.

Ansökningsformulär – Två nya fält

Vi har nu två nya fält i ansökningsformuläret:

  1. Möjlighet att fråga kandidater om tillstånd att inhämta information från referenser
  2. Möjlighet att fråga kandidater om deras ansökan får användas till andra rekryteringsprojekt och om ansökan får delas.

Svaren kan visas direkt i kandidatlistan genom att lägga till dem som standardrubriker eller genom att skapa en egen vy.

Användaradministration – Radering av borttagna och låsta användare

Borttagna användare kommer inte längre vara synliga i listan över användare. Dessutom har vi infört automatisk borttagning av låsta användare.

Det innebär att om en användare har varit låst i 3 månader kommer användaren automatiskt raderas och även bli borttagen från listan av användare.

Projektlista – Uppdatering av ikoner

Vi har nyligen lagt till några nya ikoner (Meny, kandidatlista och redigera projekt) – nu kommer vi göra en sista uppdatering av alla ikoner i projektlistan.

Back to Release Notes