Application Deletion | GDPR feature

Our automated deletion is a standard feature and is set up to delete the candidates in your configuration according to your requirements.

You still have full control over how your candidates are deleted and we have only improved the functionality.

Previously the deletion rules were profile based; if a candidate applied for a new position, then his/her profile duration was extended.

We are now changing that to be application based from the 6th of March.

(The new module will be activated on 6th, but that actual deletion might take a few days before it will take effect).

 

What does it mean and how will my candidates be deleted?

Potential scenarios with ‘Application Deletion’ setup for 6 months:

Scenario with one application

  1. A candidate applies for a position and registers on a project.
  2. A profile is created at the same time.
  3. The candidate doesn’t apply for other positions; the application and the profile is deleted after 6 months.
  4. All personal candidate information is deleted.

Scenario with two applications

  1. A candidate applies for a position and registers on a project.
  2. A profile is created at the same time.
  3. 3 months later, the candidate applies for a second position.
  4. The first application is deleted after 6 months, but the profile and second application stays.
  5. When 6 months have passed since the second application and the candidate haven’t registered for any new positions, his/her second application is deleted together with his/her profile.
  6. All personal candidate information is deleted.

Dansk

Sletning af kandidater har længe været en standard funktion og systemet har slettet jeres kandidater efter den opsætning, som I har konfigureret hos jer.

Vi har optimeret funktionaliteten omkring sletning, og du har stadig fuld kontrol.

Slettereglerne har tidligere været profilbaseret, hvilket betød, at en kandidat forlængede deres opbevaring, når de søgte mere end én stilling.

Dette ændres pr. 6. marts, så det fremadrettet vil være ansøgning baseret.

Hvad betyder det og hvordan slettes mine kandidater så?

Potentielle scenarier med en sletteregel på 6 måneder:

Et scenarie med en ansøgning

1. En kandidat registrerer sig på et projekt
2. En profil oprettes til kandidaten
3. Kandidaten søger ikke flere stillinger og ansøgningen, samt profilen slettes efter 6 måneder
4. Alt personlig information om kandidaten er slettet

Et scenarie med to ansøgninger

1. En kandidat registrerer sig på et projekt
2. En profil oprettes til kandidaten
3. 3 måneder efter søger kandidaten stilling nummer to
4. Den første ansøgning slettes efter de 6 måneder, men profilen og ansøgning nummer to forbliver
5. Når de 6 måneder er nået efter ansøgning nummer to, bliver både profilen og ansøgningen slettet.
6. Alt personlig information om kandidaten er slettet

Fra den 6. marts, vil ansøgninger blive slettet individuelt, efter jeres opsætning i ”Sletning af kandidater”.

Vi anbefaler derfor, at du ser på jeres opsætning inden da, for at sikre, at jeres opsætning er, som I ønsker den skal være.

 

Norsk

Sletting av kandidater har lenge vært vår standard funksjon og systemet har slettet kandidater etter deres oppsett, konfigurert hos dere.

Vi har optimalisert funksjonaliteten rundt sletting, men dere har fortsatt full kontroll.

Slettereglene har tidligere vært profilbasert, som betyr at en kandidat kunne forlenge oppbevaring av profilen, når h*n søkte på mer enn en stilling.

Dette endres pr. 6. mars og vil i fremtiden være basert på tidspunktet for søk på stilling.

Hva betyr det og hvordan slettes mine kandidater?

Potensielle scenario med en sletteregel satt til 6 månder:

Scenario med en søknad

  1. En kandidat søker på en stilling og registrerer seg i prosjektet
  2. En profil blir opprettet
  3. Kandidaten søker ikke på flere ledige stillinger og søknaden og profilen slettes etter 6 måneder.
  4. All personlig informasjon om kandidaten slettes

Scenario med to søknader

  1. En kandidat søker på en stilling og registrerer seg i prosjektet
  2. En profil blir opprettet
  3. 3 måneder senere søker kandidaten stilling nummer to
  4. Den første søknaden slettes etter 6 måneder, men profilen og søknaden nummer to gjenstår
  5. Når det har gått 6 måneder etter søknad nummer to, blir profilen og søknaden slettet.
  6. All personlig informasjon om kandidaten er slettet

Fra den 6. mars vil søknader bli slettet individuelt, etter deres oppsett i ”Sletting av kandidater”.

Vi anbefaler derfor at dere ser på deres oppsett innen da, for å forsikre at oppsettet er korrekt.

 

Svensk

Vår automatiska borttagning är en standardfunktion och är inställd för att ta bort kandidaterna i systemet enligt era valda inställningar. Vi har nu förbättrat funktionaliteten genom att gallra per ansökan istället för per kandidat. Med den nya funktionaliteten kommer du fortfarande ha full kontroll över hur dina kandidater raderas. De nya gallringsrutinerna kommer att börja gälla den 6 mars.

Vad betyder det och hur kommer mina kandidater att raderas?

Säg att ni har valt 6 månader som inställning i er kandidatborttagning. Nedan beskrivs nu skillnaden utifrån samma scenario.

Så här har galltingsrutinerna sett ut:
En kandidat söker och godkänner att hans/hennes data ska sparas i 6 månader. Samma kandidat söker en till tjänst efter 5 månader. Kandidaten förnyar då sin tid i systemet med 6 månader så att både de gamla ansökningshandlingarna och de nya sparas.

Så här fungerar de nya förbättrade gallringsrutinerna:

Scenario där en kandidat söker en tjänst

  1. En kandidat söker en tjänst och registreras på ett projekt.
  2. En profil skapas samtidigt.
  3. Ansökan och profilen, inklusive alla kandidatuppgifter, raderas efter 6 månader.

Scenario där en kandidat söker två tjänster

  1. En kandidat söker en position och registreras på ett projekt.
  2. En profil skapas samtidigt.
  3. 3 månader senare söker samma kandidat en tjänst till på samma företag.
  4. Den första ansökan raderas efter 6 månader, men profilen och den andra ansökan förblir.
  5. När 6 månader har gått sedan den andra ansökan gjorts, och kandidaten inte har sökt några fler tjänster, raderas hans/hennes andra ansökan tillsammans med sin profil.

Dessa nya gallringsregler kommer att lanseras den 6 mars och då kommer systemet att automatiskt gallra ansökningshandingar enligt de nya rutinerna.

Vi rekommenderar därför att du kontrollerar era inställningar och ser till att de är inställda enligt era önskemål.

Back to Release Notes